System obiegu dokumentów BeOne to obecnie platforma zawierająca wszystkie najlepsze narzędzia Open Source umożliwiające zbudowanie rozwiązania dla dowolnego problemu biznesowego. Głównym zadaniem budowanych rozwiązań jest automatyzacja przetwarzania dokumentów w ramach procesów oraz elastyczność aplikacji. Cele te można osiągnąć dzięki zastosowaniu komponentów sterowanych modelami takich jak:

• Repozytorium dokumentów (ECM) 
• Silnik procesów (BPM)
• Silnik decyzyjny (DRL) 
• Obsługa reguł (DMN)
• Zarządzanie sprawami (CMMN)
• Transformacje dokumentów
• Wyszukiwanie i raportowanie
• Autoryzacje i zarządzanie uprawnieniami
• Kreatory formularzy i interfejsu użytkownika
• Integracje z innymi systemami

Jedno kompletne rozwiązanie

Każdy z elementów jest niezwykle ważny i każdy ma ogromny wpływ na efektywność całej platformy. Dlatego od samego początku podczas opracowania architektury systemu w BeOne wybraliśmy najlepsze komponenty będące na rynku, aby przygotować system, który będzie dla naszych klientów platformą do cyfrowych operacji. Założyliśmy też możliwość zmiany poszczególnych komponentów zgodnie z oczekiwaniami klientów oraz możliwość ich samodzielnego rozszerzania oraz utrzymania.

W ten sposób powstała otwarta platforma złożona wyłącznie z najlepszych projektów Open Source, uruchomionych jako mikrousługi. Jest ona niezwykle wydajna, zintegrowana oraz stanowi jedno kompletne rozwiązanie. Nie ważne czy konieczna jest wysoka wydajność procesów, czy ogromne repozytorium jesteśmy w stanie obsłużyć wszystkie te wyzwania i wspomóc dowolny obszar biznesowy. Zastosowane elementy są na licencjach otwartych, bez ograniczeń oraz z pełnym wsparciem BeOne.

Architektura systemu

• Search Services – Usługa do budowania zarówno złożonych rejestrów obejmujących dane z dokumentów i procesów, ale także wyszukiwania dokumentów pełnotekstowo z użyciem rankingów wyników. W razie potrzeby dane mogą być wykorzystywane z poziomu hurtowni danych lub systemów Business Inteligence.

• Transform Services – Ta usługa dla wymagających i długotrwałych operacji, jest całkowicie bezstanowa i możliwe jest jej dowolne wyskalowanie (w razie potrzeby można uruchomić nawet 100 instancji, co spowoduje przetwarzanie około 100 transformacji jednocześnie). Wspiera także obsługę błędów. Usługa ta jest odpowiedzialna za konwersję i generowanie dokumentów.

• Integration Services – Zapewnia przygotowane komponenty integracyjne z innymi systemami wspierają pozyskiwanie dokumentów z maili, skanerów, skrzynek rządowych (e-doręczenia, KSeF) oraz wysyłanie dokumentów przez mail, generowanie wydruków, udostępnianie dokumentów, zapisywanie do systemów dziedzinowych w tym ERP i CRM. W celu usprawnienia przygotowania dokumentów integracja między innymi z MS Office, Google Docs czy ChatGPT.

• Workflow Services – To środowisko zarządzania przepływem pracy oraz orkiestracją usług zgodnie z BPMN i CMMN. Wysoka wydajność, pełen monitoring i obsługa wyjątków zapewnia wsparcie dla dowolnie skomplikowanych procesów.

• Content Services – Usługa zarządzanie dokumentami, zapewniająca doskonałą wydajność dla dużych wolumenów, audytowalność i elastyczność modelu danych.

• Rule Services – Pomaga zcentralizować wiedzę poprzez oddzielenie aplikacji od dynamicznej logiki. Wspiera programowanie deklaratywne w celu ułożenia zrozumiałych zasad. Silnik zapewnia przetwarzanie wysoko wydajne porównywalne z wykonywaniem kodu programu.

Jednolita baza użytkowników

Każdy element naszego systemu korzysta z jednolitej bazy użytkowników oraz grup, umożliwiając kompleksowe zarządzanie dostępami i uprawnieniami, obsługuje pełną integrację z popularnymi metodami autoryzacji w tym single sign-on. Dzięki temu gwarantujemy spójność i efektywność w obszarze bezpieczeństwa.

Dynamiczny interfejs użytkownika

Zastosowanie środowiska komponentów ADF do budowy formularzy i interfejsu użytkownika pozwala zrealizować wszystkie elementy nawet jako osobne aplikacje. ADF, oparte na Angular, umożliwia osadzanie interfejsu na dowolnym urządzeniu, minimalizując pracę nad utrzymaniem jednego kodu i zapewniając łatwą skalowalność.

Kreatory low-code

Gotowe kreatory low-code umożliwiają bez potrzeby programowania przygotowanie modeli procesów, reguł, dokumentów, interfejsu użytkownika, integracji z innymi systemami, rejestrów i wielu innych elementów całego rozwiązania. 

Otwarte, skalowalne i konteneryzowane rozwiązanie dla każdego

Całość systemu jest gotowym rozwiązaniem, które nie tylko jest otwarte, skalowalne i konteneryzowane, ale także rozwijane przez ogromną społeczność na całym świecie i wdrażane w największych organizacjach. Zarówno dla analityków, architektów oraz finalnie zwykłych użytkowników możliwość osiągnięcia pełnego dopasowania jest kluczowym elementem sukcesu wielu przedsięwzięć nie osiągalnym w systemach monolitycznych. Dlatego wszystkie funkcje rozwiązania BeOne dostępne są przez jasne i przejrzyste API umożliwiając budowanie także dedykowanych komponentów wbudowanych w inne systemy.

Nagradzane rozwiązanie

Za platformę automatyzacji do tworzenia inteligentnych aplikacji, w 2023 roku, BeOne zostało uhonorowane prestiżową nagrodą Złoty Bit podczas corocznej konferencji EOIF GigaCon Summit. To wyjątkowe wyróżnienie potwierdza nie tylko innowacyjność, ale również skuteczność naszej platformy. Otrzymanie tej nagrody jest dla naszym zespołem motywacją do ciągłego doskonalenia i dostarczania najwyższej jakości rozwiązań. To także dowód uznania społeczności oraz branżowych ekspertów, świadczący o tym, że nasze rozwiązanie jest nie tylko zgodne z oczekiwaniami, ale także wyróżniające się na tle innych innowacyjnych projektów.