Proces obsługi niezgodności i działań korygujących

Platforma Alfresco umożliwia zbudowanie procesu zgłaszania i obsługi niezgodności oraz kontroli wykonywania działań korygujących. Wykryta niezgodność – błąd, awaria, wypadek, może być zgłoszona przez pracownika lub audytora. Formularz zgłoszenia można dostosować do potrzeb organizacji. Proces analizy i opis przyczyn powstania niezgodności, a także wskazane działania korygujące są rejestrowane w odniesieniu do zgłoszenia. Wszystkie informacje o przebiegu procesu są widoczne w zgłoszeniu.

Osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie za system zarządzania jakością ma możliwość odesłania zadania do uzupełnienia czy podjęcia decyzji o zaprzestaniu działań. Proces obiegu zgłoszenia, możliwe akceptacje i etapy są ustalane z Klientem podczas analizy przedwdrożeniowej. Moduł zarządzania jakością jest indywidualnie dostosowany do reguł panujących w przedsiębiorstwie.

Zaplanowane działania korygujące czy zapobiegawcze mogą być przypisane do konkretnych osób, a ich przebieg zapisywany w module Alfresco. Dostępna jest opcja powiadomień w przypadku przeterminowanych zadań. Zbudowana jest ścieżka weryfikacji i akceptacji zadań, co pozwala sprawdzić ich poprawność i czy zostały wykonane w terminie. Dodatkowo w systemie można zaplanować ocenę skuteczności realizowanych działań naprawczych. Z zarejestrowanych niezgodności można wykonać raport.

Zarządzanie dokumentacją jakości i audyty

Platforma Alfresco może stanowić repozytorium dla dokumentów takich jak procedury czy instrukcje. Przy tworzeniu dokumentacji używane jest wersjonowanie, co pozwala na kontrolowanie wprowadzanych zmian w procedurach. Możliwe jest generowanie szablonów i wersji dla różnych jednostek w przedsiębiorstwie. Nowe procedury mogą być akceptowane, a następnie do odpowiednich pracowników jest przesyłana informacja z koniecznością zapoznania się z procedurą. W systemie jest generowany raport z listą osób, które zapoznały się z procedurami i je akceptują. Dla zestawu aktualnych procedur i instrukcji można wygenerować paczkę dokumentów, która jest gotowa do wysłania jako załącznik. Moduł zarządzania dokumentacją w Alfresco oferuje również funkcjonalność harmonogramu kontroli dokumentów, wraz z przypomnieniami i informacją zwrotną przechowywaną w odpowiednich rejestrach.

System umożliwia utworzenie harmonogramów audytów rocznych. Edycja takiego dokumentu może być ograniczona do osoby odpowiedzialnej w przedsiębiorstwie za system zarządzania jakością. Dla każdego audytu można przeprowadzić szereg czynności – wyznaczyć audytorów, określić zakresy, zebrać potrzebne akceptacje i przygotować dokumentację.