Obsługa korespondencji

Image Not Found

Wdrożenie systemu do obsługi obiegu korespondencji niesie za sobą szereg korzyści dla przedsiębiorstwa, zarówno w obszarze komunikacji jak i jakości wykonywanej pracy. Ograniczenie czy wręcz wyeliminowanie obiegu papierowego powoduje szybsze dostarczanie korespondencji do adresatów wewnątrz firmy, a co za tym idzie przyspieszenie procesów biznesowych, podejmowanie decyzji, kwestie uregulowania płatności, co bezpośrednio wpływa na ograniczenie niepotrzebnych kosztów (odsetek za nieopłacone faktury czy nieuzasadnionych wydatków).

Korespondencja przychodząca może być skanowana i automatycznie przesyłana wewnątrz organizacji. Dotyczy to zarówno poczty przychodzącej w formie papierowej, jak i korespondencji elektronicznej. Korespondencja mailowa jest rejestrowana, a zbędne załączniki są usuwane. System umożliwia łączenie dokumentów ze sprawami, co zapewnia pełny obraz stanu realizacji, jasną ścieżkę akceptacji i podjętych decyzji w poszczególnych sprawach. Platforma Alfresco umożliwia obsługę korespondencji przychodzącej przez wiele kancelarii w danej organizacji. Część danych dokumentu może być pobierana z systemów zewnętrznych – na przykład dane kontrahenta z bazy programu Finansowo – Księgowego na podstawie NIP.

Moduł do obsługi korespondencji obejmuje również pocztę wychodzącą. Przyspiesza to pracę pracowników odpowiedzialnych za przygotowywanie korespondencji do wysyłki. Możliwe jest połączenie platformy Alfresco z systemem e-nadawca Poczty Polskiej i automatycznej rejestracji w przypadku listów wysyłanych drogą tradycyjną. Pozwala to również na generowanie zestawień rozliczenia z Pocztą Polską, obejmujące zlecone wysyłki. Moduł zawiera obsługę korespondencji seryjnej – możliwe jest pobranie wartości z pliku XLS oraz obsługę korespondencji elektronicznej, która obejmuje archiwizację maila wraz z załącznikami.