Repozytorium dokumentów

Platforma Alfresco udostępnia przestrzeń do przechowywania dokumentów. Może ona być podzielona pomiędzy obszary biznesowe z dostępem ograniczonym uprawnieniami. Dodawanie dokumentów do repozytorium może odbywać się poprzez kilka kanałów: dodanie pliku z dysku komputera, ze skrzynki e-mail, z zasobu sieciowego, FTP. Rozpoznawanie treści skanowanych dokumentów przebiega przy wykorzystaniu technologii OCR.

Platforma zawiera narzędzie do modelowania procesów zgodnie z BPMN 2.0. System kontroluje tworzone procesy i zapobiega utworzeniu niedozwolonych powiązań obiektów. Definicje procesów są wersjonowane, w związku z czym możliwe jest dokończenie uruchomionego procesu zgodnie z wcześniejszą definicją. Przygotowanie matrycy autoryzacji, bazującej na strukturze organizacyjnej oraz rolach pozwala na ustalenie ogólnych schematów procesów dla całej organizacji.

System pozwala na przechowywanie dokumentów w wielu formatach, m. in.: PDF, XLS, DOC, CSV, PPT, JPEG, PNG, TIFF. Moduł repozytorium pozwala na pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów, możliwe jest też przeszukiwanie po atrybutach. Dla przechowywanych dokumentów możliwe jest zdefiniowanie zasad obiegu dokumentów (statusy, etapy, akceptacje), a także ustawienie powiadomień i reguł dotyczących danych etapów czy zadań.

Korespondencja przychodząca

Moduł do obsługi korespondencji przychodzącej jest używany do dokumentów wpływających do organizacji różnymi kanałami. Może to być korespondencja papierowa jawna bądź poufna rejestrowana przez pracowników sekretariatu lub dowolnych pracowników, korespondencja przychodząca w formie elektronicznej dowolnej lub ustandaryzowanej. Dla każdego rodzaju kanału możliwe jest utworzenie specyficznej ścieżki akceptacji bądź zadań w procesie. Dla dokumentów papierowych możliwe jest generowanie kodów kreskowych oraz archiwizowanie paczek dokumentów, z zachowaniem informacji o zawartości, kolejności dokumentów, statusie paczki, fizycznej lokalizacji.

Platforma Alfresco umożliwia obsługę korespondencji przychodzącej przez wiele kancelarii w danej organizacji. Część danych dokumentu może być pobierana z systemów zewnętrznych – na przykład dane kontrahenta z bazy programu Finansowo – Księgowego na podstawie NIP. System umożliwia łączenie dokumentów ze sprawami, co zapewnia pełny obraz stanu realizacji, jasną ścieżkę akceptacji i podjętych decyzji w poszczególnych sprawach.

Do rejestracji korespondencji przychodzącej, jak również wychodzącej, można dostosować atrybuty potrzebne dla specyfiki danego przedsiębiorstwa. Również poszczególne etapy obiegu dokumentu, zasady akceptacji czy rodzaje zadań są elastycznie dostosowywane do wymogów organizacji.

Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty są podpinane do faktur, których dotyczą, co ułatwia proces wyjaśniania powstałych zaległości w płatnościach. Dla działu Księgowości możliwe jest wygenerowanie raportu zawierającego informację o wezwaniach do zapłaty i notach odsetkowych, które wpłynęły danego dnia.

Korespondencja wychodząca

Rejestracja korespondencji wychodzącej ma na celu kontrolę dokumentów wysyłanych z organizacji. Platforma Alfresco pozwala na integrację z systemami firm kurierskich oraz systemu e-nadawca Poczty Polskiej, co pozwala na przykład na automatyczną rejestrację wysyłanych listów. Pozwala to również na generowanie zestawień rozliczeń obejmujących zlecone wysyłki.

Moduł zawiera obsługę korespondencji seryjnej – możliwe jest pobranie wartości z pliku XLS oraz obsługę korespondencji elektronicznej, która obejmuje archiwizację maila wraz z załącznikami. Tak jak w przypadku korespondencji przychodzącej możliwe jest ustawienie potrzebnych atrybutów oraz zasad akceptacji, jeśli tego wymaga organizacja. Dodatkowo system zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, które gwarantują poufność korespondencji i ograniczają dostęp tylko do uprawnionych użytkowników.

Ograniczenie czy wręcz wyeliminowanie obiegu papierowego powoduje szybsze dostarczanie korespondencji do adresatów wewnątrz firmy, a co za tym idzie przyspieszenie procesów biznesowych, podejmowanie decyzji, kwestie uregulowania płatności, co bezpośrednio wpływa na ograniczenie niepotrzebnych kosztów (odsetek za nieopłacone faktury czy nieuzasadnionych wydatków).

Proces obiegu faktur

Naturalną konsekwencją rejestracji dowodu księgowego na etapie korespondencji przychodzącej (faktury VAT, faktury korygującej, faktury zaliczkowej oraz pozostałych dokumentów m.in.: polis ubezpieczeniowych, not obciążeniowych), jest proces jego opisu, akceptacji i księgowania. Atrybuty używane do rejestracji faktury, poza standardowymi polami jak numer faktury, kwota netto, brutto, VAT, mogą zawierać informacje użyteczne dla Działu Księgowości danej jednostki – MPK, konta księgowe, informacje o płatności. System umożliwia powiązanie dokumentów, na przykład faktury z pro formą, faktury z fakturą korygującą, zaliczki z fakturami.

Obieg dokumentów księgowych powinien zawierać etap opisu merytorycznego oraz akceptacji do płatności. Platforma Alfresco pozwala na zbudowanie tych procesów z uwzględnieniem sytuacji, w której dokument wymaga poprawy czy wstrzymania płatności do czasu wyjaśnienia niezgodności.

Zadanie księgowania może przebiegać automatycznie, na podstawie uzupełnionych danych, ale umożliwia również ręczne wprowadzenie zmian przez uprawnionych do tego użytkowników. Zwrotnie przypisywany jest numer zaksięgowanego dokumentu z programu Księgowo – Finansowego w celu łatwiejszej identyfikacji dokumentu.

System może być ułatwieniem w rozliczaniu pracownika z pobranych zaliczek. Rejestrowane są wnioski o zaliczkę wraz z procesem akceptacji, a także rozliczenie na podstawie przedstawionych i zarejestrowanych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki. Możliwe jest też oznaczenie wydatków pracownika ze środków prywatnych, które podlegają zwrotowi.

Z poziomu Platformy Alfresco możliwe jest również wystawianie not korygujących. Uzupełnianie pól w wygenerowanym przez użytkownika dokumencie następuje automatycznie na podstawie wprowadzonych danych.

Rejestr umów

Rejestr umów stanowi ewidencję dokumentów. W przypadku umów związanych z zakupami istnieje możliwość powiązania dokumentu z fakturą zakupową, a w przypadku umów, dla których faktury nie są wystawiane, wygenerowanie dokumentu okresowej płatności. W rejestrze umów jest dostępna funkcjonalność wersjonowania, w związku z czym każda zmiana warunków umowy jest dopisywana do historii i umożliwia śledzenie wcześniejszych parametrów.

Platforma Alfresco umożliwia tworzenie powiązań między rejestrami. Pozwala to na kontrolowanie umów i naliczeń czy przeglądanie powiązania umów z zasobami.

Rejestr zasobów

Platforma Alfresco może stanowić również rejestr zasobów takich jak środki trwałe własne i obce. Dla każdego zasobu można przypisać osobę odpowiedzialną, a na podstawie danych wprowadzonych na formularzu wygenerować dokument przyjęcia środka trwałego OT i integrować dane z systemem Finansowo – Księgowym. Możliwe jest też wykonywanie takich operacji jak przeniesienie czy likwidacja środka trwałego. Operacje mogą być potwierdzane podpisem elektronicznym.