W odpowiedzi na dynamiczny rozwój firm i organizacji które wymagają efektywnych narzędzi do zarządzania dokumentacją oraz procesami biznesowymi, prezentujemy innowacyjny system EZD, zintegrowany z renomowaną platformą Alfresco. EZD to kompleksowe rozwiązanie, które nie tylko usprawnia codzienną pracę w kancelariach, ale również doskonale wspiera procesy dekretacji pism, prowadzenia spraw oraz archiwizacji dokumentacji.
Najważniejsze cechy naszego systemu EZD:
- Możliwości równoczesnej pracy na licznych stanowiskach, zapewnia elastyczność i efektywność dla dużych zespołów pracowniczych, umożliwiając jednoczesne wykonywanie wielu zadań.
- Obsługa dużej liczby dokumentów zarówno przychodzących, jak i wychodzących, co pozwala na sprawne zarządzanie korespondencją na różnych płaszczyznach organizacyjnych.
- Kontrolowany dostęp do poszczególnych modułów i procesów poprzez nadawanie uprawnień przez administratora systemu co zapewnia bezpieczeństwo danych i umożliwia dostosowanie interfejsu pracy do konkretnych potrzeb poszczególnych użytkowników.
- Możliwość dynamicznej rozbudowy o dodatkowe moduły, co sprawia, że organizacje mogą dostosować system do zmieniających się potrzeb i wymagań biznesowych. Integracja z kluczowymi systemami, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia czy systemy Poczty (np. ePO), zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia spójność wymiany informacji.
- Zastosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz możliwość podpisywania dokumentów w formie parafy, akceptacji i zatwierdzenia, gwarantuje bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami.
- Budowa systemu na otwartej, bezpłatnej licencji, co nie tylko eliminuje koszty licencyjne, ale także umożliwia sprawną dalszą rozbudowę i modyfikację, co jest istotne w kontekście długofalowego rozwoju i dostosowywania systemu do ewoluujących potrzeb.
- Rejestrowanie operacji w systemie w sposób umożliwiający identyfikację użytkownika i rodzaju operacji w osi czasu. System generuje również automatyczne powiadomienia e-mailowe, co wspiera efektywność działań, szczególnie w kontekście dekretacji, terminów i procesów akceptacyjnych.
- Całkowite spełnienie normy bezpieczeństwa informatycznego, przez system EZD zapewnia poufność, integralność, dostępność, autentyczność, rozliczalność i niezaprzeczalność danych. Silnik modelowania procesów biznesowych BPM dodatkowo umożliwia organizacjom skuteczne zarządzanie i optymalizację procesów w ramach systemu.
Obsługa Kancelarii, punktów kancelaryjnych i sekretariatu
Moduł Obsługi Kancelarii, punktów kancelaryjnych i sekretariatu to zaawansowane część systemu EZD, która automatyzuje rejestrację przesyłek wpływających z różnych źródeł, umożliwia tworzenie bazy adresatów, a także efektywne zarządzanie korespondencją wychodzącą. Dzięki funkcji składu chronologicznego, system pozwala na uporządkowanie dokumentów zgodnie z czasem wpływu, a zaawansowane możliwości skanowania i integracji z różnymi skanerami ułatwiają obsługę dokumentów papierowych. Dodatkowo, moduł umożliwia rejestrowanie wiadomości e-mail wysyłanych poza systemem, zapewniając kompleksową kontrolę nad korespondencją organizacji. Integrowane narzędzia, takie jak drukowanie potwierdzeń czy oznaczanie dokumentów kodami kreskowymi, sprawiają, że moduł ten staje się niezbędnym wsparciem dla efektywnej obsługi kancelarii i punktów kancelaryjnych, skracając czas operacji i zwiększając ogólną efektywność.
Dekretacja pism
Dekretacja pism to zaawansowana funkcjonalność systemu EZD umożliwiające skuteczną dekretację pism wpływających w organizacji. System pozwala na dynamiczne dekretowanie przez Kancelarię oraz dalszą dekretację przez osoby uprawnione. Funkcja dekretacji zbiorczej ułatwia grupowanie przesyłek, a system zapewnia sprawdzanie, na kogo została zadekretowana konkretna przesyłka. System umożliwia także cofnięcie lub zmianę dekretacji wyłącznie przez dekretującego, z koniecznością uzasadnienia, oraz dostęp do historii dekretacji, co ułatwia śledzenie zmian i podejmowanych decyzji. Pozwala to na skrócenie czasu podejmowania decyzji i zwiększenie efektywność zarządzania pismami w organizacji.
Prowadzenie spraw
Moduł prowadzenia spraw to kompleksowe narzędzie, które usprawnia zarządzanie procesem tworzenia, kategoryzowania i prowadzenia spraw w organizacji. System umożliwia elastyczne wprowadzenie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz zakładanie spraw na podstawie różnych źródeł, takich jak przesyłki zewnętrzne czy korespondencja wewnętrzna. Użytkownicy mają możliwość nadawania numerów spraw automatycznie lub ręcznie, dynamicznego zarządzania kategoriami archiwalnymi oraz elastycznego przekazywania dokumentów. System umożliwia również grupowanie dokumentów, a funkcje takie jak przerejestrowanie, usunięcie znaku sprawy czy określenie statusu dodatkowo ułatwiają proces prowadzenia spraw. W zakresie przygotowywania dokumentów, system pozwala na tworzenie pism z użyciem szablonów, dodawanie dokumentów z dysku lokalnego oraz wersjonowanie utworzonych dokumentów. Moduł prowadzenia spraw integruje procesy, skracając czas operacji i zwiększając ogólną efektywność zarządzania dokumentacją.
Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja Dokumentacji to funkcjonalność, która umożliwia tworzenie paczek archiwalnych i ich przekazywanie, na przykład do Archiwum Państwowego. Dzięki temu modułowi, użytkownicy systemu mogą efektywnie zarządzać archiwizacją dokumentów, tworząc spójne paczki, gotowe do przekazania do archiwum. To narzędzie skupia się na uproszczeniu procesu archiwizacji, co przekłada się na lepszą organizację i bezproblemowe przekazywanie dokumentacji do odpowiednich instytucji.
Szkolenia z zakresu obsługi systemu
BeOne zapewnia profesjonalne szkolenia z obsługi systemu EZD. Szkolenia zorganizowane są w sposób sprawny oraz klarowny zapewniając wszystkim użytkownikom możliwość zdobycia niezbędnych umiejętności do efektywnego korzystania z każdego elementu systemu. Ponadto, zapewniane są bogate materiały szkoleniowe, które służą jako wsparcie dla użytkowników w trakcie korzystania z systemu EZD, umożliwiając im maksymalne wykorzystanie potencjału oferowanych funkcji.
Harmonogram wdrożenia oraz wymagania techniczne
Wychodzimy naprzeciw unikalnym potrzebom każdego klienta, oferując spersonalizowany harmonogram wdrożenia systemu EZD oraz dostosowane wymagania techniczne. Nasze podejście oparte jest na głębokim zrozumieniu specyfiki każdej organizacji, co pozwala nam dostosować system do konkretnych oczekiwań i celów biznesowych. Dzięki temu, Twoja organizacja nie tylko otrzymuje gotowe rozwiązanie, ale także uczestniczy w procesie tworzenia i kształtowania systemu zgodnie z własnymi preferencjami.
Wspólnie z nami, wprowadź nie tylko nowoczesne narzędzie do swojej organizacji, ale również doświadcz dynamicznego procesu wdrożenia, który jest dostosowany do twoich potrzeb. Nasze spersonalizowane podejście nie tylko eliminuje zbędne koszty i ograniczenia czasowe, ale także gwarantuje, że system EZD staje się integralną częścią codziennych operacji, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i sprawności pracy organizacji. Oferujemy nie tylko nowoczesne rozwiązania, ale także partnerstwo oparte na zrozumieniu i wspólnym dążeniu do sukcesu.