Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu korespondencji na platformie Alfresco Community, firma z branży obsługi medycznej zorganizowała i uporządkowała obieg wpływających do organizacji dokumentów w kilkudziesięciu oddziałach firmy.
Wdrożenie systemu do obsługi obiegu korespondencji znacząco podnosi efektywność komunikacji. Wszelka korespondencja przychodząca może być skanowana i automatycznie dystrybuowana wewnątrz organizacji. Korespondencja mailowa jest rejestrowana, a zbędne załączniki są usuwane. Zarządzanie bazą kontaktów oraz elektroniczne skrzynki korespondencji z możliwością łączenia dokumentów ze sprawami, zapewniają pełny obraz stanu realizacji spraw i przepływu korespondencji.
Wszelka korespondencja trafiająca do organizacji w formie listów, faksów, e-maili może być skanowana/rejestrowana oraz klasyfikowana według treści, którą zawiera. W celu wyeliminowania dokumentów papierowych i przyspieszenia wyszukiwania, System obsługuje kody kreskowe i pełnotekstowe rozpoznawanie treści. System zapewnia stały dostęp do korespondencji archiwalnej w formie elektronicznej oraz umożliwia odnalezienie dokumentu w archiwum papierowym.
Elektroniczne przesłanie korespondencji do poszczególnych osób lub zespołów umożliwia natychmiastową reakcję na otrzymane informacje oraz podjęcie odpowiednich działań zgodnie z przyjętymi zasadami. Automatycznie monitorowany obieg korespondencji oraz śledzenie statusu załatwienia spraw i kontrola dotrzymania terminów, wpływają bardzo korzystnie na relacje z partnerami biznesowymi oraz ciągłość biznesu.
Korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu korespondencji to między innymi:
- Przyspieszenie procesów biznesowych,
- Jasny proces załatwiania spraw,
- Gwarancja dostępu do informacji wyłącznie dla osób powołanych,
- Szybsze dostarczanie korespondencji,
- Wyeliminowanie powielania dokumentów,
- Posiadanie jednego repozytorium dokumentów w organizacji, w którym są wszystkie dokumenty przychodzące do firmy.