Obsługa delegacji

Rejestracja i akceptacja polecenia wyjazdu służbowego

Na platformie Alfresco delegacja może być zarejestrowana zarówno przez pracownika udającego się na wyjazd służbowy, jak i przez jego przełożonego. Pola, które są uzupełniane w tym formularzu, mogą być dostosowane do zasad panujących w danej organizacji, są też zgodne z Prawem Pracy. W formularzu można umieszczać powiązania do innych dokumentów, na przykład wskazać umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Możliwe jest również wskazanie podziału kosztu na działy, co ułatwia późniejsze księgowanie. Dokument delegacji przechodzi przez zbudowany w organizacji proces akceptacji. W przypadku powtarzających się podróży w to samo miejsce, możliwe jest stworzenie szablonu dokumentu, co przyspiesza składanie wniosku.

Przygotowanie dokumentów i rozliczanie delegacji

Z wniosku o delegację można wydrukować dokument, który wspomaga późniejszego rozliczenia. Na podstawie wprowadzonych stawek i ilości kilometrów, w module Delegacji wyliczane są kwoty do rozliczeń. Sposób przeliczeń jest zgodny z przepisami prawa. W przypadku zmian prawnych, algorytmy mogą być aktualizowane. W przypadku środków transportu innych niż samochód pracownik ma możliwość uzupełnienia kosztów na podstawie biletów. Formularz może być utworzony w taki sposób, aby wymagał dodania dokumentu potwierdzającego wydatki dodatkowe związanych z rozliczaną delegacją. Dane o formie płatności stanowią informację czy pracownikowi należy się zwrot w związku z zapłatą ze środków prywatnych.

Księgowanie delegacji

Platforma Alfresco umożliwia pracownikom Działu Księgowości sterowanie obiegiem dokumentu po przesłaniu rozliczenia przez pracownika, który był w podróży służbowej. Rozliczenie może być zaakceptowane, zaksięgowane i skierowane do rozliczenia finansowego, a w przypadku wątpliwości można dokument odrzucić bądź przesłać do pracownika w celu uzupełnienia. Szczegóły obiegu dokumentów są każdorazowo dostosowywane do zasad panujących w danej organizacji.